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効率がいいTO DO管理の方法を思いついたのでここに報告します

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『旅好き産業医ブログ』管理人の杉浦です。

最近は出張が続いていてたまに家に帰ると、事務的な仕事に追われています。
書類整理したり、マンションのローン返金したり、次の出張のホテルを探したりといったこともしなければいけませんし、

趣味の靴磨きもしたいし・・・

ですから、時間が足りない、無駄な時間を過ごしたくない・・・

ということで、これまでTO DO管理方法をいろいろと工夫してきたのですが、本日いい方法を思いついてなかなかグッドなので、紹介させていただきます。

TO DO管理術

1.優先順位を考えることなく、TO DOを全部書き出す

やり残していること、やらなければならないこと、頭の片隅に残っていて気になっていることを優先順位や重要度に関係なくすべて書き出します。

これ絶対にやったほうがいいです。

書き出したほうがいい理由としては・・・・

TO DOを書き出したほうがいい理由その2:

朝起きて、「何しようかな・・・」と迷うことが時間の無駄だから。
もちろん、時間の余裕がある人はこんなことしなくていいと思いますが、忙しい時期は一分一秒が勿体ないです。

前の晩に書き出しておけば、そのメモを見ればすぐに行動することができます。

私たちの脳の中では、TO DOなどの情報は整理されて格納されているわけではないため、紙の上で整理をしてあげないと迷ってしまうのです。

TO DOを書き出したほうがいい理由その2:

頭の中にごちゃごちゃしている情報を頭の外に出すことで、頭の中の作業スペースを確保するため。

私たちの脳は膨大なメモリーがあると言われますが、作業できるスペースは少ないと言われています。
(作業するスペース=ワーキングメモリー)
ここにごちゃごちゃと情報が入っていると、パフォーマンスが下がるので紙に書き出します。

やろうとしているのにやれていないことなどは、ずっと頭の片隅に残っているとそれが時々気になったりして、それだけで時間と脳の無駄遣いになります。

やりのこしたこと、先延ばししていること、悩んでいることなどはいったん紙の上に書き出すのをお勧めします。
それだけで、気持ちが楽になることがあります。

そして、紙の上に書き出したら・・・

やり残したこと⇒いつやるか、いつ行こうやるかを書く
先延ばししていること⇒、いつやるか、いつ行うか、やらないという選択を書いておく
悩んでいること⇒解決するための小さな行動を書いておく

ここまでするとさらにぐっとです。

書き出したTO DOを眺めて優先度が高いものをふたつくらい、右側に書く

私たちの脳は選択肢が多いと迷ってしまいます。

出張先で電車を降りた時、ランチをやっているカフェがひとつしかなければ迷うことはありませんが、もしも和・洋・中のお店があれば、迷ってしまうと思います。

それと同じで、選択肢が多いままにしておくと迷ってしまい行動が遅くなるので、優先順位が高いものを選びだし、それだけに集中できるようにする必要があります。

そのために右側に書き出します。

処理したら消して、次の優先順位が高いTO DOを右側に書く


そしてここだけに集中して行動します。

今日はとにかく忙しかったのですが、これを行うことでかなり効率よく仕事を片付けられています。

よろしければ参考にされてください。

杉浦

追伸
時間管理術としえば、ポモドーロテクニックや、かなり前にはGTDが流行りましたね。

はじめてGTDを知ったときは「こっ、これは脳の特性にかなっている!!!」と衝撃を受けたのを覚えています。

整理術やTO DO管理って人によってやり方に差があると思います。
意識している人から当たり前のことでも、全然知らない人もいて、無駄なことばかりしている人もいると思います。

部下指導をする時、整理術やTO DO管理の方法などを見てみると、なぜ部下が効率がよくなくて仕事にかけている時間の割には成果が出ていない理由が見つかるかもしれませんね。

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